Termine und Zusagen

Dieses Kapitel ist dreigeteilt. Der erste Teil gilt für alle, die auf Termine antworten. Der zweite für alle, die Termine anlegen und verwalten. Der dritte sagt, welches Recht wofür nötig ist.

Für alle: zusagen und absagen

Der schnellste Weg

Öffne Termine. Oben stehen drei Ansichten: Anstehend, Vergangen und Kalender. In den ersten beiden ist die Liste gruppiert nach heute, diese Woche, nächste Woche und später; der Kalender zeigt stattdessen ein Monatsraster mit der Tagesliste darunter. An jedem Termin steht schon, wie viele zugesagt haben.

Daneben steht deine eigene Antwort: „Zugesagt“, „Vielleicht“, „Abgesagt“, „Warteliste“ oder „Keine Antwort“. So siehst du beim Durchscrollen, wo du noch dran bist, ohne jeden Termin einzeln zu öffnen. Der Zähler daneben hilft dabei nicht, denn der zählt das ganze Team. Bei vergangenen Terminen steht „Keine Antwort“ nicht mehr: Da lässt sich ohnehin nichts mehr nachholen.

Tippe den Termin an und wähle:

• Zusage: du bist dabei.
• Vielleicht: du weißt es noch nicht. Ehrlicher als eine Zusage, die du zurückziehst.
• Absage: du kommst nicht.

Deine Antwort ist sofort für das Team sichtbar, und du kannst sie jederzeit ändern. Es gibt keine Strafe fürs Umentscheiden; ein aktueller Zählstand ist mehr wert als ein früher.

Zusätzlich kannst du angeben:

• Begleitpersonen, wenn du jemanden mitbringst, der nicht im Team ist.
• Eine Notiz: „komme direkt von der Arbeit, bin 19:15 da“.

Meldeschluss, Limit und Warteliste

Manche Termine haben einen Meldeschluss. Rückt er näher als 48 Stunden, warnt dich die Liste. Danach kannst du nicht mehr antworten; sag in dem Fall den Trainer:innen direkt Bescheid.

Ist ein Teilnehmer-Limit gesetzt und der Termin voll, landet deine Zusage automatisch auf der Warteliste. Sagt jemand ab, rückst du von selbst nach, in der Reihenfolge des Eintragens. Du musst dafür nichts tun und nichts beobachten.

„Ich verspäte mich“

Ab zwei Stunden vor Beginn kannst du deine Zusage um den Hinweis ergänzen, dass es später wird. Das Trainer-Team sieht es sofort und muss nicht raten, ob es anfangen soll. Der Hinweis verfällt von selbst nach dem Termin, du musst ihn nicht zurücknehmen.

Mitfahren und Treffpunkt

Bei Auswärtsterminen sind zwei Dinge am Termin hinterlegt, die sonst dreißig Chat-Nachrichten kosten:

• Fahrgemeinschaften. Wer ein Auto anbietet, trägt Abfahrtszeit und -ort ein. Wer mitfahren will, trägt sich dort ein.
• Treffpunkt, meist als „so viele Minuten vor Beginn“.

Aufgaben übernehmen

Manche Termine haben Aufgaben-Slots: „2× Kuchen mitbringen“, „Trikots waschen“. Sie sind sichtbar offen, bis jemand sie übernimmt. Tippen genügt.

Nachfragen und Anhänge

Unter dem Termin steht eine Kommentarspalte für alles, was in keine Antwort passt: „hat jemand noch einen Platz im Auto?“. Wer den Termin anlegt, kann Kommentare für diesen Termin abschalten.

Dazu kommen Anhänge: der Hallenplan, das Formular für die Turnieranmeldung, ein Foto vom Spielbericht. Sie liegen am Termin und zusätzlich in den Dateien, du musst also nichts doppelt suchen. Hochladen darf, wer das Recht Anhänge hat; sehen können sie alle, die den Termin sehen.

Ein Termin kann außerdem auf andere Inhalte verweisen, etwa auf die Ankündigung zum Trainingslager oder die Umfrage, aus der er entstanden ist. Bis zu zehn solcher Verknüpfungen sind möglich.

Termine im eigenen Kalender

Unter Konto → Einstellungen findest du das Kalender-Abo. Du abonnierst es einmal in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook, danach stehen deine Squova-Termine dort und aktualisieren sich mit. Wird ein Termin verlegt, zieht dein Kalender mit.

Das Abo ist eine Einbahnstraße: Squova schreibt in deinen Kalender, liest aber nichts daraus. Deine privaten Termine bleiben privat.

Für Trainer:innen und Admins: Termine anlegen

Anlegen

Über Neu anlegen wählst du zuerst die Art: Training, Spiel, Turnier, Treffen, Sozial oder Sonstiges. Jede Art hat ihr eigenes Symbol und steht ausgeschrieben daneben.

Wählst du Spiel, gehört zum Termin gleich ein Spiel, in dem ihr mitzählen könnt. Den Gegner kannst du dabei angeben, musst du aber nicht: Steht der Termin, bevor klar ist, gegen wen es geht, bleibt die Paarung offen und du ergänzt sie später. Bei einer Wiederholung entsteht kein Spiel, sonst hättest du nach einem Jahr fünfzig leere Spiele. Für eine Serie nimmst du einen Wettbewerb.

In der Liste erkennst du die Art am Symbol und am ausgeschriebenen Namen, nicht an der Farbe. Farbe bedeutet in Squova immer das Team, nicht die Art. Sonst laufen in einer Zeile zwei Farben gegeneinander und keine sagt mehr etwas. Im Monatskalender steht die Farbe weiter für die Art, weil neben dem Tag genau ein Punkt Platz hat.

Den Ort suchst du wie in einer Karten-App: tippen, Vorschlag wählen. Zuletzt verwendete Orte stehen oben. Angetippt öffnet der Ort später bei allen die Navigation, niemand muss die Adresse abtippen.

Serien

Das wöchentliche Training legst du als Serie an. Änderst du später etwas, fragt Squova, was du meinst:

• nur dieser Termin, die eine Ausnahme (Halle belegt, anderer Ort),
• dieser und alle folgenden, ab jetzt neue Zeit,
• alle, es war von Anfang an falsch.

Wiederkehrende Abläufe, die keine Serie sind, speicherst du als Vorlage und rufst sie beim nächsten Anlegen wieder auf.

Wer soll den Termin sehen

Standardmäßig sieht das ganze Team den Termin. Du kannst ihn im Schritt Sichtbarkeit auf einzelne Gruppen (etwa „Stammsechs“) oder Personen einschränken. Wer nicht dazugehört, sieht den Termin gar nicht. Es ist keine Sperre, sondern Abwesenheit.

Zusagen steuern

• Meldeschluss setzen, damit klar ist, wann du planst.
• Teilnehmer-Limit setzen. Die Warteliste läuft danach von allein.
• Anstupsen schickt allen, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung. Nur denen.
• Für andere antworten, für die, die nie in die App schauen. Das ist ein eigenes Recht. Du findest es in der Verwalten-Leiste unter Für andere; der Chip sagt dir gleich, bei wie vielen noch nichts steht, und im Sheet stehen genau die oben.

Leute ohne Squova einladen

Manchmal gehört jemand zum Termin, der die App nicht hat: der Gegner beim Freundschaftsspiel, die Eltern beim Turnier. Öffne den Termin, tippe in der Verwalten-Leiste auf Extern teilen und erzeuge einen Link. Er liegt danach schon in deiner Zwischenablage, du kannst ihn also direkt verschicken.

Wer den Link öffnet, braucht kein Konto. Er sieht euren Vereinsnamen, den Titel, Datum und Uhrzeit, den Ort mit Route, den Treffpunkt und wie viele zugesagt haben. Die Namen eurer Mitglieder gehen nicht mit, Kommentare, Anhänge und das Protokoll auch nicht. Eure Beschreibung bleibt drinnen, solange du sie nicht ausdrücklich freigibst.

Antworten kann er auch. Name eintippen, dann zusagen, absagen oder vielleicht, dazu Begleitpersonen und eine Notiz. Diese Zusagen zählen wie eure eigenen: Sie belegen Plätze, und wenn der Termin voll ist, landen sie auf derselben Warteliste und rücken in derselben Reihenfolge nach. In Statistik, Anwesenheit und Punkte fließen sie nicht ein, denn das sind Zahlen über eure Mannschaft.

Nach dem Absenden bekommt der Externe seinen Termin als Kalender-Eintrag und einen persönlichen Link, mit dem er seine Antwort später von jedem Gerät aus ändern kann. Der Link steht dort mit einem Kopieren-Knopf daneben, damit er ihn mitnehmen kann, ohne ihn auf dem Telefon markieren zu müssen. Auf dem Gerät, an dem er gerade sitzt, merkt sich die Seite ihn ohnehin von allein.

Eine ganze Serie teilen. Gehört der Termin zu einer Wiederholung, steht im Sheet oben die Wahl zwischen Dieser Termin und Ganze Serie. Der Serien-Link zeigt die nächsten zehn Termine, weitere auf Anforderung; vergangene erscheinen nie. Wer ihn öffnet, trägt seinen Namen einmal ein und beantwortet danach jeden Termin einzeln.

Beide Links leben nebeneinander und lassen sich getrennt abschalten. Bei der Serie geht es nur um zusagen, absagen oder vielleicht: Begleitpersonen und Notiz gibt es dort nicht, denn zehn Termine mit je vier Feldern wären ein Formular und keine Einladung. Wer beides braucht, teilt den einzelnen Termin.

Ändern kannst du den Link jederzeit. Die drei Wege wirken verschieden:

• Abschalten macht die Adresse tot, ohne etwas zu löschen.
• Neue Adresse erzeugen ersetzt den Link, der Weg für einen, der im falschen Verteiler gelandet ist.
• Löschen räumt den Link weg, mitsamt allem, was über ihn hereinkam.

Von selbst erlischt der Link sieben Tage nach dem Termin, bei einer Serie sieben Tage nach deren letztem Termin. Zurückholen lässt er sich nicht, sobald er draußen ist. Deshalb sagt Squova es vorher: Bei einem Termin, den nur ausgewählte Personen sehen, steht vor dem Erzeugen der Hinweis, dass der Link die Eckdaten jedem zeigt, der ihn hat.

Zwei Schalter am Link, beide standardmäßig aus. Beschreibung mitzeigen stellt eure Notiz auf die Seite; Externe sehen einander zeigt jedem von außen die anderen externen Antworten. Die Namen eurer Mitglieder gehen in keinem Fall mit. Über Vorschau öffnen siehst du genau die Seite, die draußen steht, denn es ist dieselbe.

Wer geantwortet hat, steht im Termin. Unter „Wer kommt“ erscheint ein eigener Block Extern mit Namen, Antwort, Begleitpersonen und Notiz. Er steht bewusst getrennt von euren Mitgliedern, und er ist nur da, wenn es Antworten gibt. Zugeklappt zeigt er die Zahlen, aufgeklappt die Namen: Bei einem offenen Turnier melden sich schnell zwanzig Leute, und die schöben sonst alles Weitere aus dem Bild. Jede Zeile lässt sich mit dem ✕ entfernen; ein dadurch frei werdender Platz geht an den Nächsten auf der Warteliste.

Wenn zum ersten Mal jemand über deinen Link antwortet, bekommst du eine Benachrichtigung, nicht das ganze Team. Spätere Änderungen derselben Person melden sich nicht noch einmal: Bei einer Serie wären das schnell zehn Meldungen für einen einzigen Menschen. Was aktuell gilt, steht im Extern-Block.

Für ein verknüpftes Team freigeben

Gehört euer Team zu einem Verbund, kannst du einen Termin für ein verknüpftes Team freigeben, etwa das gemeinsame Hallentraining zweier Mannschaften. Die Freigabe hat zwei Stufen, und der Unterschied ist größer, als er klingt:

• Nur ansehen: die andere Mannschaft sieht den Termin. Mehr nicht.
• Mitmachen: sie darf zusagen und kommentieren.

Beides hängt an derselben Stufe. Wer nur „Nur ansehen“ vergibt und sich dann wundert, warum von drüben keine Zusagen kommen, hat nicht zu wenig Rechte vergeben, sondern die falsche Stufe.

Mehr dazu unter Verein & Team-Verbindungen.

Trainings-Ablauf und Material

Profi-Modul. Beides gibt es ab dem Tarif Medium.

An einem Termin lässt sich der Ablauf aus euren Übungen zusammenstellen, und das Material festhalten, das mitmuss (Bälle, Netze, Hütchen). Beim nächsten Training ist damit klar, was geplant ist und wer was einpackt, ohne dass es jemand aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

Nach dem Termin

• Anwesenheit erfassen: anwesend, entschuldigt, gefehlt. Das ist unabhängig von der Zu- oder Absage, denn zugesagt und nicht gekommen ist etwas anderes als abgesagt. Die Quote läuft ins Dashboard und in die Statistiken.
• Protokoll schreiben: Notizen und Dateien zur Nachbereitung. Formatierung entsteht beim Tippen; das Team liest die fertige Fassung mit. Das gibt es für jede Termin-Art, nicht nur fürs Training.

Wetter

Bei Außenterminen mit Ort zeigt Squova die Vorhersage für den Zeitpunkt des Termins. Am Beach entscheidet sie mit darüber, ob überhaupt gespielt wird.

Wer darf was

Termine kennen neun getrennte Rechte. Ihr vergebt sie in der Rollenverwaltung selbst, statt eine feste Hierarchie zu erben.

Recht	Was es erlaubt
Termine sehen	Termine des Teams einsehen
Eigene Zu-/Absage	für sich selbst zu- oder absagen
Treffen vorschlagen	lockere Treffen anlegen, auch ohne volles Termin-Recht
Verwalten	Termine und Serien anlegen und bearbeiten
Löschen	Termine und Serien löschen
Für andere zu-/absagen	Antworten anderer setzen, dazu das Anstupsen
Anwesenheit	nach dem Termin erfassen, wer da war
Anhänge	Dateien an Termine hängen
Extern teilen	Termine per Link für Leute ohne Konto öffnen

So sind sie voreingestellt:

Rolle	Sehen	Selbst antworten	Treffen vorschlagen	Alles Übrige
Inhaber:in, Admin, Trainer:in	ja	ja	ja	ja
Mitglied	ja	ja	ja	nein
Kassenwart:in	ja	ja	nein	nein

Treffen vorschlagen ist der eingebaute Sonderfall. „Wir müssten mal reden“ kommt selten von der Trainerin. Deshalb darf jedes Mitglied ein Treffen anlegen, ohne damit auch Trainings und Spiele anlegen zu können. Andere Termin-Arten bleiben gesperrt, und ein Treffen lässt sich später auch nicht in eine andere Art umwandeln.