Dateien, Material & Kontakte

Dieses Kapitel beschreibt drei Ablagen, die in Squova nebeneinander liegen: die Dateien des Teams, das Material-Inventar und das gemeinsame Adressbuch. Alle drei beantworten dieselbe Frage, nämlich wo etwas liegt.

Dateien

Ablegen

Über + lädst du hoch: Dokumente, Bilder, Videos. Jede Datei kommt in eine Kategorie, die ihr selbst anlegt („Satzung & Formulare“, „Fotos Saison 25/26“, „Spielberichte“). Kategorien lassen sich umbenennen und löschen.

Was im Chat geteilt oder an einen Termin gehängt wird, landet ebenfalls hier. Du musst nichts doppelt hochladen, und nichts verschwindet im Chatverlauf.

Wiederfinden

Der Filter trennt Bilder, Videos und Dokumente. Auf dem Desktop steht die Vorschau direkt neben der Liste.

Angesehen wird in der App, nicht im Download-Ordner: Bilder, Videos, PDF und Office-Dokumente öffnen sich direkt. Du musst nichts herunterladen, nur um kurz nachzusehen.

Speicherplatz

Ein Balken zeigt, wie viel belegt ist. Das Kontingent hängt am Tarif und beträgt derzeit 1 GB im kostenlosen Tarif, 10 GB bei Medium und 50 GB bei Top. Große Videos füllen es am schnellsten.

An andere Teams freigeben

Einzelne Dateien lassen sich an verknüpfte Teams freigeben, und nur die freigegebenen. Alles andere bleibt im Team. Mehr dazu unter Verein & Team-Verbindungen.

Material

Profi-Modul. Das Material gehört ab dem Tarif Medium dazu.

Bälle, Netze, Antennen, Trikotsätze: Jeder Posten hat Anzahl, Zustand und Lagerort, dazu auf Wunsch eine Kategorie und eine Notiz.

Der Zustand hat vier Stufen: gut, in Ordnung, abgenutzt, defekt. Der Status sagt, wo der Posten gerade ist: verfügbar, verliehen oder in Wartung.

Ausleihen und zurückgeben

Wer Material mitnimmt, trägt es aus: ein Tipp auf Ausleihen, und der Status springt auf verliehen. Beim Zurückgeben dasselbe rückwärts. Ausleihen darf jedes Mitglied; das Inventar pflegen ist ein eigenes Recht.

Ohne den Handgriff steht im Inventar weiter „verfügbar“, während der Ballsack im Kofferraum liegt. Die Liste ist nur so viel wert wie der Eintrag beim Mitnehmen.

Material für andere Teams freigeben

Einzelne Posten lassen sich an verknüpfte Teams freigeben. Dort erscheinen sie nur zum Ansehen, ausleihen kann sie das andere Team nicht.

Damit steht vor dem Training fest, ob die Bälle noch im Kofferraum von letzter Woche liegen, statt dass es jemand ausprobieren muss. Material lässt sich außerdem an einem Termin hinterlegen: Was zum Auswärtsspiel mit muss, hängt dann am Termin und nicht in einem Kopf.

Praxis-Tipp: Pflegt den Zustand ehrlich („3 Bälle, davon 1 platt“). Eine Inventarliste, die schönfärbt, ist schlechter als keine. Man verlässt sich einmal darauf und steht dann ohne Ball da.

Kontakte

Hallenwart, Verbandsgeschäftsstelle, Physiotherapeutin, Schiedsrichter-Ansprechpartner: Das gemeinsame Adressbuch hält die Nummern, die man einmal im Jahr braucht und dann sofort.

Je Kontakt lässt sich eine Rolle oder Funktion hinterlegen. Angetippt startet der Anruf oder die Mail.

Der eigentliche Gewinn ist nicht die Nummer, sondern wo sie liegt: beim Team statt im privaten Telefon einer Person. Wenn die Person das Amt abgibt oder im Urlaub ist, sucht niemand.

Nicht zu verwechseln mit den Mitgliedern: Kontakte sind Menschen, die nicht zum Team gehören. Für Kontaktdaten im Team siehe Mitglieder, Rollen & Rechte.

Sag der Person Bescheid

Wer hier steht, hat kein Squova-Konto und erfährt sonst nichts davon. Genau deshalb verlangt Art. 14 DSGVO, dass ihr die Person informiert: einmal kurz anrufen oder schreiben, dass ihre Nummer im Adressbuch des Teams liegt.

Verantwortlich dafür ist euer Team, nicht Squova. Wir stellen das Adressbuch bereit und verarbeiten die Daten in eurem Auftrag; welchen Zweck der Eintrag hat und worauf er sich stützt, wisst nur ihr. Dasselbe gilt übrigens, wenn ihr eine Liste als Datei hochladt: Die Pflicht hängt an den Daten, nicht am Feld.

Wer darf was

Die drei Ablagen kennen zusammen sechs Rechte, die ihr in der Rollenverwaltung selbst vergebt.

Recht	Was es erlaubt
Hochladen	Dokumente und Bilder hochladen, Kategorien anlegen
Dateien verwalten	fremde Dateien löschen, Kategorien umbenennen und löschen
Material ausleihen	Material für sich ausleihen und zurückgeben
Material verwalten	Inventar pflegen und Ausleihen verwalten
Kontakte verwalten	Ansprechpartner anlegen und bearbeiten
Mitglieder sehen	Voraussetzung, um das Adressbuch überhaupt zu sehen

So sind sie voreingestellt:

Rolle	Hochladen	Material ausleihen	Verwalten (Dateien, Material, Kontakte)
Inhaber:in, Admin, Trainer:in	ja	ja	ja
Mitglied	ja	ja	nein
Kassenwart:in	ja	ja	nein

Jedes Mitglied darf hochladen und Material ausleihen. Das ist Absicht: Wer eine Datei zurückhält, weil ihm das Recht fehlt, hilft niemandem, und wer Bälle mitnimmt, soll das eintragen können, ohne jemanden zu fragen.

Wie bei allen Inhalten kannst du beim Hochladen die Sichtbarkeit einschränken, wenn eine Datei nicht alle etwas angeht: Wer sieht was.