Team beitreten oder gründen

Direkt nach der Anmeldung steht die eine Frage, ohne die nichts weitergeht: Gehörst du schon zu einem Team, oder machst du eins auf? Squova fragt genau das und bietet beide Wege an. Du kannst den zweiten später jederzeit nachholen, denn ein Konto darf in beliebig vielen Teams sein.

Einem Team beitreten

Der einfache Weg: der Link

Meistens bekommst du eine Adresse geschickt. Tippe sie an, und es geht so weiter:

1. Es öffnet sich eine Seite, die dir sagt, zu welchem Team du eingeladen bist und als was. Dafür brauchst du noch kein Konto.
2. Beitreten antippen.
3. Anmelden, oder ein Konto erstellen, wenn du noch keines hast.
4. Jemand aus dem Team gibt dich frei. Danach bist du drin, und du bekommst es bestätigt.

Der vierte Schritt gilt für beide Wege, für die Einladung genauso wie für den Beitritts-Code. Warum, steht weiter unten. Bis dahin siehst du in der App, dass deine Anfrage wartet.

Der andere Weg: der Code

Du brauchst einen Code. Es gibt zwei Sorten, und die App nimmt beide im selben Feld entgegen. Du musst nicht wissen, welche du gerade in der Hand hast.

	Beitritts-Code	Einladung
Sieht aus wie	A1B2C3	längerer Code
Gilt für	alle, die ihn kennen	eine Einladung, mit Ablaufdatum
Rolle	Mitglied	Mitglied oder Trainer:in, vorher festgelegt
Danach	Anfrage, die freigegeben werden muss	Anfrage, die freigegeben werden muss

So gehst du vor:

1. Öffne „Team beitreten“. Wo der Knopf sitzt, hängt davon ab, ob du schon irgendwo Mitglied bist:
   • Noch nirgends. Dann liegt der Willkommens-Bildschirm über der ganzen App, und dort steht „Team beitreten (Code)“ gleich unter „Team erstellen“. Vorbei kommst du daran nicht.
   • Schon in einem Team. Dann öffnest du oben den Team-Wechsler, dasselbe Sheet, mit dem du zwischen deinen Teams umschaltest. Ganz unten darin liegen „Team erstellen“ und „Team beitreten“.
2. Tippe den Code ein und lass ihn prüfen.
3. Squova zeigt dir, um welches Team es geht, und bei einer Einladung auch, als was du eingeladen bist. Passt das nicht, hast du dich vertippt oder den falschen Code bekommen.
4. Bestätigen.

Warum es nicht sofort losgeht

Aus deinem Beitritt wird zunächst eine Anfrage, und zwar auf beiden Wegen. Ein:e Admin des Teams muss sie freigeben, danach bist du drin. Das ist Absicht: Ein Code oder Link, der ohne Nachfrage Zugriff auf Termine, Kontaktdaten und Chat gibt, wäre genau einmal weitergeleitet zu viel. Beim Einladungslink steht dafür schon fest, mit welcher Rolle du hereinkommst.

Solange die Freigabe aussteht, siehst du in der App den Hinweis, dass deine Anfrage wartet. Hakt es, frag im Team nach; dort taucht deine Anfrage in der Mitgliederverwaltung auf.

Häufige Stolpersteine

• „Kein Team zu diesem Code gefunden.“ Meist ein Tippfehler, und der lässt sich eingrenzen: Vier Zeichen kommen in einem Beitritts-Code nie vor, nämlich I, O, 0 und 1. Sie sind aus dem Zeichenvorrat genommen, weil man genau sie beim Vorlesen und Abtippen vertauscht. Hast du eines davon eingegeben, kann der Code nicht stimmen. Groß- oder Kleinschreibung ist dagegen egal, Squova rechnet deine Eingabe auf Großbuchstaben um.
• „Einladung abgelaufen.“ Einladungen haben ein Ablaufdatum. Bitte um eine neue.
• „Du bist bereits Mitglied dieses Teams.“ Dann bist du schon drin; du findest das Team über den Team-Wechsler.

Ein eigenes Team gründen

Wählst du „Team anlegen“, wirst du automatisch Inhaber:in, die Rolle mit allen Rechten, inklusive der, sie später weiterzugeben.

Du legst in vier Schritten an:

1. Grunddaten. Team-Name und Sportart.
2. Farbe. Die Team-Farbe färbt Kopfzeilen und Akzente der App ein. Sie hilft vor allem, wenn du in mehreren Teams bist: Du erkennst am Farbton sofort, wo du gerade bist.
3. Logo. Optional. Ohne Logo zeigt Squova eine Kachel mit den Initialen in eurer Farbe. Farbe und Logo lassen sich jederzeit in den Team-Einstellungen ändern.
4. Verantwortlich. Hier sagst du, für wen du das Team anlegst.

Warum Squova fragt, für wen du das Team anlegst

Für die Daten eurer Mitglieder ist die Stelle verantwortlich, die das Team führt. Squova verarbeitet sie nur in ihrem Auftrag. Deshalb die Frage im letzten Schritt:

• Für einen Verein. Der Verein wird Vertragspartner, du handelst in seinem Namen. Dafür brauchen wir seinen Namen und seine Anschrift, denn beides steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Privat. Eine Freizeitmannschaft ohne Verein. Dann wirst du selbst Vertragspartner, und wir speichern keine zusätzliche Anschrift: Deine steht bereits in deinem Konto.

Im selben Schritt schließt du den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er ist direkt daneben verlinkt und auch ohne Konto lesbar. Wer einem Team nur beitritt, schließt ihn nicht: Er gilt für die Stelle, die über die Verarbeitung entscheidet.

Die Sportart ist nach dem Anlegen fest. Sie bestimmt Zählweise und Spielfeld. Halle und Beach spielen nach unterschiedlichen Regeln, und ein nachträglicher Wechsel würde bestehende Spiele und Statistiken bedeutungslos machen. Habt ihr beides, legt zwei Teams an; deine Mitglieder können in beiden sein.

Die ersten Leute holen

Als Inhaber:in findest du unter Team verwalten → Einladungen & Codes beides (Reiter Einladen; die offenen Anfragen liegen daneben unter Anfragen):

• den Beitritts-Code des Teams, einmal erzeugt, für alle. Kopieren und Teilen geben denselben Link weiter; der Code steht in derselben Nachricht daneben, für alle, die ihn abtippen wollen oder müssen. Ist er in falsche Hände geraten, findest du hinter dem ⋮ daneben zwei Auswege: Neuer Code (der alte gilt dann nicht mehr) und Deaktivieren. Darunter liegt Aushang zum Ausdrucken: ein A4-Blatt mit eurem Logo, einem QR-Code und dem Code in großer Schrift, für das schwarze Brett in der Halle oder den Elternabend. Wer davorsteht, hält die Kamera drauf und ist auf der Beitritts-Seite. Den Knopf gibt es nur, solange ein Code aktiv ist.
• Einladungen für einzelne Personen, mit Rolle und Ablaufdatum. Nimm die für Trainer:innen: Damit kommt jemand direkt mit den richtigen Rechten herein, statt dass du sie hinterher nachziehst. Es gibt zwei Wege dorthin:
  • Per E-Mail einladen. Du trägst die Adresse ein und wählst die Rolle, den Rest macht Squova. Die Mail sagt, wer einlädt, um welches Team es geht und als was. Darunter stehen drei Schritte, und der dritte ist, dass du die Anfrage anschließend noch freigibst. In der Liste steht danach die Adresse. Du siehst also, wen du schon gefragt hast.
  • Mehrere einladen, wenn ein ganzer Kader ansteht. Du fügst die Adressen ein, eine pro Zeile oder durch Komma getrennt, und wählst eine Rolle für alle. Was du aus Excel, aus einer Mail oder aus dem Verteiler kopierst, versteht Squova: auch Max Muster <max@beispiel.de>. Nach dem Absenden steht Zeile für Zeile, was passiert ist. Wer schon im Team ist, bekommt keine zweite Mail, und ein Tippfehler hält den Rest nicht auf. Höchstens hundert auf einmal.
  • Link für Mitglied oder Link für eine Rolle, wenn du selbst verschicken willst, etwa über WhatsApp. Der zweite Knopf fragt, welche Rolle es sein soll.

Einladen kannst du mit jeder Rolle deines Teams, auch mit einer, die ihr euch selbst angelegt habt. Nur die Rolle Inhaber:in ist nicht einladbar. Und du kannst nur Rollen vergeben, deren Rechte du selbst hast.

Wird eine Rolle gelöscht, während eine Einladung darauf noch offen ist, kommt die Person als Mitglied herein. Ein toter Link wäre die schlechtere Antwort.

Wir merken uns die Adresse nur so lange, wie die Einladung offen ist. Sobald sie eingelöst, zurückgezogen oder abgelaufen ist, verschwindet sie. Stehen bleibt, dass du eingeladen hast, und wann. Die Person hat ja noch kein Konto bei uns, und dann ist alles andere zu viel.

Kopieren oder Teilen? Kopieren legt die Nachricht in die Zwischenablage, auf jedem Gerät gleich. Mit Strg + V fügst du sie ein, wo du sie brauchst. Teilen öffnet das Menü deines Geräts, also WhatsApp, Mail oder was du sonst installiert hast. Am Computer bietet dieses Menü häufig kein Kopieren an. Deshalb steht der Knopf daneben.

Mehr dazu, wer danach was darf, steht unter Mitglieder, Rollen & Rechte.

Zwischen Teams wechseln

Bist du in mehreren Teams, schaltest du oben in der App zwischen ihnen um. Zusätzlich gibt es die Sicht „Alle Teams“: Sie zeigt zusammen, was sonst getrennt liegt, vor allem alle Termine in einer Liste. Praktisch, wenn Dienstag Halle und Mittwoch Beach ist und du wissen willst, ob sich etwas überschneidet.

Öffnest du in dieser Sicht ein Modul, das immer zu genau einem Team gehört (etwa die Mitglieder), fragt Squova zuerst, welches Team du meinst, statt stillschweigend eines auszuwählen.