Finanzen, Kasse, Beiträge, Umlagen
Kassenstand und Buchungen, Beiträge mit Zahlungsstand, Umlagen mit gleichen oder ungleichen Anteilen, dazu für alle der Blick auf die eigenen offenen Beträge.
Dieses Kapitel beschreibt drei Dinge, die zusammengehören: die Kasse des Teams, die Beiträge je Mitglied und die Umlagen für einzelne Anlässe. Wer keine Kassen-Rechte hat, liest nur den ersten Abschnitt.
Profi-Modul. Die Finanzen gehören ab dem Tarif Medium dazu.
Für alle: was dich betrifft
Hast du keine Verwaltungsrechte, siehst du unter Finanzen nicht die ganze Kasse, sondern deinen Stand: „20 € offen · 1 Umlage“.
Dasselbe steht auf der Startseite, sichtbar genug, dass es niemand übersieht, und unaufdringlich genug, dass es niemanden bloßstellt.
Deinen Anteil kannst du als beglichen markieren, sobald du bezahlt hast.
Die Kasse
Kassenstand, Einnahmen und Ausgaben. Jede Buchung trägt Datum, Zweck und Betrag.
Dazu Sparziele mit Fortschrittsbalken für neue Trikots, ein Trainingslager oder die Aufstiegsfeier. Ein Balken beantwortet die Frage „reicht es schon?“ besser als jede Zahl.
Zu jedem Sparziel kannst du kurz beschreiben, was genau dazugehört. Bei „Neue Trikots“ zum Beispiel „Heim und Auswärts“. Der Titel sagt, wofür gespart wird, die Beschreibung sagt, was drinsteckt. Ohne sie fragt beim Bezahlen jemand, ob der Satz für auswärts eigentlich mitgemeint war. Über „Bearbeiten“ änderst du die Beschreibung zusammen mit dem aktuellen Stand.
Zu jeder Buchung lässt sich ein Beleg hinterlegen, also das Foto des Kassenbons oder die PDF der Rechnung. Beim Prüfen der Jahresabrechnung liegt der Nachweis dann an der Buchung und nicht in einem Ordner.
Für die Jahresabrechnung gibt es einen CSV-Export, den du in Excel oder LibreOffice öffnest.
Squova rechnet in ganzen Cent, nicht in Kommazahlen. Bei Geld will man keine Rundungsfehler, und bei aufgeteilten Beträgen entstehen sie sonst zuverlässig.
Beiträge
Wer hat den Saisonbeitrag gezahlt, bei wem steht er noch aus, wer ist erlassen?
Der Stand ist eine Liste statt einer Erinnerung. Wer nachschaut, muss niemanden fragen, und wer die Kasse führt, muss nicht im Kopf behalten, wer schon dran war.
Ein Beitrag gilt je Saison oder Zeitraum. Je Mitglied gibt es drei Zustände: bezahlt, offen, erlassen.
An die Offenen lässt sich gezielt erinnern, nur an sie. Ein Beitrag, der nicht mehr gilt, wird gelöscht; wer nichts zahlen soll, wird stattdessen auf erlassen gesetzt (siehe Praxis-Tipps).
Umlagen
Hallenmiete, Schiedsrichter, das Essen nach dem Turnier: Eine Umlage teilt einen Betrag auf die Beteiligten auf.
- Gleiche Anteile oder eine ungleiche Aufteilung, je nachdem, ob alle gleich viel getrunken haben.
- Wer ausgelegt hat, kann sich selbst herausnehmen. Sonst zahlt man an sich selbst.
- Mehrere Umlagen lassen sich zu einer Sammlung bündeln, praktisch für ein ganzes Turnierwochenende.
- Erledigte Umlagen lassen sich archivieren, damit die Liste nicht zuwächst, und im Zweifel auch löschen. Dasselbe gilt für eine ganze Sammlung.
Eine Umlage darf jedes Mitglied anlegen. Wer für das Team die Hallenmiete auslegt, braucht dafür keine Kassenwart-Rolle. Sonst müsste man erst jemanden bitten, um sein eigenes Geld zurückzubekommen.
Wer darf was
Die Finanz-Rechte sind fein getrennt, und das lohnt sich:
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Kassenstand | den Kontostand auf der Startseite sehen |
| Einsehen | Buchungen und Auswertungen lesen und exportieren |
| Buchungen | Buchungen und Belege anlegen und bearbeiten |
| Sparziele & Beiträge | Sparziele und Mitgliedsbeiträge einstellen |
| Umlagen sehen | eigene geteilte Ausgaben einsehen |
| Umlage anlegen | eine geteilte Ausgabe erstellen |
| Umlagen verwalten | alle Umlagen bestätigen und verwalten |
| Sammlung anlegen | eigene Ausgaben-Sammlungen anlegen |
So sind sie voreingestellt:
| Rolle | Kassenstand | In die Kasse sehen und buchen | Umlage anlegen |
|---|---|---|---|
| Inhaber:in, Admin | ja | ja | ja |
| Kassenwart:in | ja | ja | ja |
| Trainer:in | ja | nein | ja |
| Mitglied | ja | nein | ja |
⚠️ Trainer:innen sehen den Kassenstand, aber nicht die Buchungen. Dahinter steht Gewaltenteilung: Wer die Mannschaft aufstellt, muss nicht wissen, wer seinen Beitrag schuldig geblieben ist. Wollt ihr es anders, gebt ihr der Rolle das Recht Einsehen dazu.
Den Kassenstand sieht dagegen jedes Mitglied. Auch das ist Absicht: Es ist das Geld der Mannschaft, und eine Kasse, in die niemand hineinsehen darf, erzeugt genau die Nachfragen, die Squova ersparen soll.
Praxis-Tipps
- Zweck ausschreiben. „Hallenmiete März“ findet man in einem Jahr wieder, „Überweisung“ nicht.
- Umlage direkt nach dem Anlass anlegen, solange klar ist, wer dabei war.
- Erlassen statt löschen, wenn jemand nichts zahlen soll. Dann bleibt nachvollziehbar, dass es eine Entscheidung war und kein Versehen.